社内コミュニケーションの目標設定とは？手順を具体例ともに徹底解説

社内コミュニケーションは、業務に関する業務連絡はもちろん、社員同士が交わす何気ない雑談など、社内における会話全般を指します。社内コミュニケーションが充実していると、チームワークや社内の士気が向上しやすく、企業の成長につながる場合も少なくありません。

もし、企業を成長させるために、社内コミュニケーションを意図的に活性化したい際には、明確な目標設定が重要です。明確な目標を掲げると、具体的な改善策を講じやすく、社内コミュニケーションの状態を改善しやすくなります。

ここでは、社内コミュニケーションの目標設定方法を6ステップで解説します。「食品メーカーの営業チーム」を想定した具体的な行動例も合わせて解説するので、効果的な目標設定をしたい企業は参考にしてみてください。

ステップ①チーム内コミュニティの課題整理する

改善すべき内容を明確にするためにも、まずはチーム内コミュニティの課題を整理しましょう。現状を理解し、課題を見逃さないためにも、「コミュニケーションの相手」「課題の具体的な内容」の2つの要素に注目して整理することが大切です。

食品メーカー営業チームを想定した、課題を整理できる効果的な行動例は以下のとおりです。

• 社内外の営業データを集め、売上推移・クレーム・顧客満足度を可視化する
• 現場の営業担当者にヒアリングし、情報共有不足や伝達ミスなどの要因を把握する
• 商品開発部門や製造部門との連携の中で生じている課題をリストアップする

このように課題を整理することで、社内コミュニケーションを改善する上で何が足りていないか、明確にすることが可能です。

ステップ②社内コミュニケーションの改善につながる目標を設定する

目標を設定する際には、きちんと評価できるようにするためにも、数値化できる目標を設定することが重要です。もし、目標がなかなか決まらない場合は、以下の3つの観点から目標を組み立てるとよいでしょう。

• 状態目標：理想の状態をイメージして設定する目標
• 結果目標：理想のために必要な成果を設定する目標
• 行動目標：成果を達成するために必要な行動を設定する目標

食品メーカー営業チームを想定した、効果的な目標例は以下のとおりです。

• 社内営業報告のレスポンス時間を平均3営業日から1営業日に短縮する
• 部署・チームごとの週次ミーティングの参加率を100％にする
• チーム内のコミュニケーション関連のトラブル件数を50％減少する

このように、数値化した目標を設けることで、次のステップにもなる対策が絞りやすくなります。

ステップ③ITツール導入など対策を選定する

目標を決めた後は、達成するために必要な対策法を箇条書きにまとめ、自社の状況や働き方に応じて選択しましょう。対策法を選ぶ際には、チーム全体で話し合うと納得した結論を得やすいです。

食品メーカー営業チームを想定した、対策法の具体例は以下のとおりです。

• チャットツールを導入する
• 共有フォルダ整理する
• 会議の際には議題を事前共有し、要点のみを報告する
• 情報の伝達フローをマニュアル化する

上記の方法は、営業チーム以外にも使用できる対策なので、目標に応じて調整しつつ活用してみてはいかがでしょうか。

ステップ④メンバーと決めた対策を実践する

対策を決めたら、期間を決めて行動に移します。多くのメンバーが積極的に取り組むためにも、実践する行動内容のみを伝えるのではなく、決めるに至った経緯や課題も合わせて説明し、説得力を増して伝えることが大切です。

対策を長期的に実施してもらうためにも、以下の行動も合わせて実施してみることをおすすめします。

• 定期的に進捗を社内で共有し、目標意識を維持する
• 対策を業務フローに加えるなど、行動をルーティン化する

このように、短期的な行動で終わらないように、社内の習慣になるように行動を心がけることが大切です。

ステップ⑤目標達成に向けた対策・行動を評価する

対策を一定期間実践した際には、社内コミュニケーションが改善できているか判断するためにも、必ず対策・行動を評価するように心がけましょう。対策・行動を評価する際には、たとえ結果が伴っていなくても、誰かを責める場にしないことが重要です。

食品メーカー営業チームを想定した、効果的な評価方法の例は以下のとおりです。

• 目標達成度を全員にフィードバックする
• 数値だけでなく、メンバーの声や定性評価も確認する

このように、評価を周りのチームメイトと共有することで、問題意識をより持ちやすくなります。

ステップ⑥評価した結果をもとに改善する

対策・行動を評価したら、評価した結果をもとに改善を繰り返しましょう。改善を繰り返すことで、より効果的な対策にたどり着けます。

食品メーカー営業チームを想定した、結果を元にした行動例は以下のとおりです。

• うまくいった点と課題点をチームで振り返り、次回施策の改善点を決める
• 環境変化やリソース不足があれば修正する

このように、改善策を繰り返さないと、改善するための行動が無駄になりやすくなってしまうので注意しましょう。

理想の社内コミュニケーションを実現するには、ただ何となく目標を設定するのではなく、いくつかのポイントを押さえなければなりません。ここでは、社内コミュニケーションへ効果的に作用してくれる、目標設定のポイントを5つ解説します。

ポイント①目標の優先度を意識する

社内コミュニケーションの課題は複数ある場合が多く、解決するためには目標設定を複数設定しなければならないケースも少なくありません。しかし、複数の目標を掲げてしまうと、コミュニケーション対策に負担がかかり、達成する難易度が高くなってしまいます。

目標を複数設定する場合は、優先度を意識して、最も力を入れたい目標は何か明確にしておくとよいでしょう。目標の優先度を決めることで、実施すべき対策を絞りやすくなり、社内のリソースに即した現実的な行動を取りやすくなります。

ポイント②長期的なサイクルで計画する

一時的に効果がある対策では、社内コミュニケーションを真に改善することは難しいです。企業の風土に活発な社内コミュニケーションを根付かせるためにも、長期的なサイクルで目標を実施しましょう。

ただし、モチベーションを維持しながら長期的な目標を実施するためにも、定期的に評価し進捗度や改善すべき項目を確認しておくことをおすすめします。

ポイント③経営層も巻き込んで行動する

社内コミュニケーションは、現場社員だけでなく経営層にも関係する要素です。そのため、どんなに現場社員が積極的に改善しようと行動しても、経営層が消極的だとモチベーションを下げかねません。風通しの良い職場にするためにも、経営層と現場社員が一緒に目標へ向かう体制を整えましょう。

また、経営層が率先して行動すると、会社全体で実施すべき取り組みであることが全社員に伝えられるので、対策への参加率が良くなる効果も期待できます。

ポイント④ITツールを上手く活用する

ITツールを導入できれば、社員が本社にいなくてもコミュニケーションを取りやすくなるため、社内コミュニケーションの改善策として積極的に活用することをおすすめします。特に、テレワークが広まってからはビジネス用コミュニケーションツールが多く展開されるようになったので、自社の特性にあったサービスが探しやすくなっています。

ただし、サービスによって使い勝手や強みが異なるので、導入する際には内容を比較して、より課題や働き方に合っているサービスを選ぶことが重要です。

ポイント⑤職場環境の整備にも目を向ける

無理なく対策を取り組めるようにするためにも、職場環境の整備にも目を向けるように心がけましょう。ITツールを導入するにあたってデバイスを見直す、コミュニケーションが取りやすいようにオフィスレイアウトを変更するなど、環境を整備してあげるとより改善効果が出やすいです。

企業によっては、方向性や目的など特性の違いから、社内コミュニケーションと情報共有を分けて考えるケースも珍しくありません。

ただし、情報共有も社内コミュニケーションの一環であるため、社内コミュニケーションを改善すれば情報共有の質も上がることが多いです。

ここでは、実際の企業が実践している、社内コミュニケーションの改善策を5つ紹介します。目標達成の参考になるので、自社で活用できるものがないかチェックしてみてはいかがでしょうか。

実例①サントリーホールディングス株式会社

サントリーホールディングス株式会社は、世界的なマーケティング展開に成功している飲料メーカーです。

サントリーホールディングス株式会社では、社内コミュニケーションの改善策として「社長のおごり自販機」を実施(※1)しています。社長のおごり自販機は、2人で社員証をタッチすることで、無料で飲料が貰える自販機です。利用するには他の社員の協力が必要なため、自然に会話が生まれ、社内コミュニケーションの活性化に役立っています。

(※1)参考記事：サントリー「社内コミュニケーションの重要性と活性化施策とは？会話が弾む「社長のおごり自販機」の紹介｜【公式】社長のおごり自販機 - 職場内コミュニケーション活性化に」

実例② 東海旅客鉄道株式会社

東海旅客鉄道株式会社は、JR東海を運営している鉄道会社です。

東海旅客鉄道株式会社では、社内コミュニケーションの改善策として「みんなで歩活」を実施(※2)しています。みんなで歩活は、8割を超える社員が参加している、春と秋に開催しているウォーキングイベントです。チームで歩きながら会話することで、社内の普段会話しないような部署の人とも自然にコミュニケーションが生まれるほかに、社員の健康への意識を向上させることに成功しています。

(※2)参考記事：JR東海「健康経営」

実例③サン情報サービス株式会社

サン情報サービス株式会社は、ソフトウェア関連事業や情報処理機器の製造・販売などを展開しているIT企業です。

サン情報サービス株式会社では、社内コミュニケーションの改善策として、オフィスにBGMを導入(※3)しています。BGMを導入したことで、過度な緊張感がなくなり、社員同士でも会話しやすい環境を実現しました。そのため、初めは1拠点のみの取り組みでしたが、今では複数の拠点でBGMが導入されています。

(※3)参考記事：Sound Design for OFFICE「導入事例 サン情報サービス株式会社」

実例④株式会社ハピネット

株式会社ハピネットは、玩具や映像音楽など、4分野のコンテンツ事業を展開しているエンタテインメント総合商社です。

株式会社ハピネットでは、社内コミュニケーションの改善策として、社内イベント「ハピフェス」を開催(※4)しています。ハピフェスは、ゲームイベントやアーティストライブなど、多種多様なエンタメコンテンツが楽しめる、全社員を対象とした社内イベントです。普段会話できない社員との会話を気軽にできるのはもちろん、大人数での開催により社員の一体感を向上させることに成功しています。

(※4)参考記事：PR TIME「ハピネット、全社員対象の社内イベント「ハピフェス’57」を開催！2日間にわたり従業員コミュニケーションの活性化を喚起 」

実例⑤株式会社アジャイルウェア

株式会社アジャイルウェアは、プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」や議事録サービス「GIJI」など、業務用ツールを開発しているIT企業です。

株式会社アジャイルウェアでは、ボルダリングウォールや卓球台になる会議室テーブルなど、仕事の合間にリフレッシュできるスペースを導入(※5)しています。一緒にリフレッシュスペースを活用することで、自然とコミュニケーションが生まれ、助け合いが生まれる風土づくりに成功しています。

(※5)参考記事：PR TIME「アジャイルウェア、本社移転でウェルビーイング経営をさらに推進。「自宅より居心地の良いオフィス」を目指し、コミュニケーション強化と生産性の向上を図る 」

アサーティブコミュニケーションは、自分の意見や感情、要求を正直かつ率直に伝えながらも、相手の立場や気持ちを尊重するコミュニケーションのスタイルです。アサーティブコミュニケーションを上手く活用すると、さまざまな立場の人とうまく会話できるようになるため、社内コミュニケーションで積極的に活用してみることをおすすめします。

ここでは、社内コミュニケーションの目標を達成するために知っておきたい、アサーティブコミュニケーションのポイントを4つ解説します。

ポイント①ほめること意識する

会話中にほめることを意識すると、良好な関係を築きやすくなります。相手の行動や努力を素直に認める姿勢は、信頼や安心感を生み出してくれるので、相手も心を開きやすくなり、前向きなコミュニケーションができるようになります。

ほめる際には他人やイメージと比較せずに、自分の気持ちをプラスして言葉にしてあげると、相手も素直に言葉を受け取りやすいです。

ポイント②結論から話す

わかりやすい会話にするためにも、結論から話すことを心がけましょう。最初に自分の意見や要望を明確に伝えることで、相手に意図が正確に伝わりやすくなります。

逆に、前置きが長いと誤解を招く可能性があるため、率直かつ簡潔な表現が効果的です。結論を先に伝え、理由や背景を補足することで、相手も納得しながらコミュニケーションに応じてくれます。

ポイント③上司から話しかける

ビジネスのコミュニケーションでは、上司から話しかける姿勢も大切なポイントです。部下は立場上、自分の考えを伝えづらいことが多いため、上司から積極的に声をかけることで自分の意見が伝えやすい雰囲気が生まれます。

社内コミュニケーションの活性化には、風通しの良い職場が必要不可欠なので、上司の立ち振る舞いにも注目しましょう。

ポイント④相手の話を聞くことを意識する

会話をする際には、相手の話を聞くことを意識しましょう。相手の話を聞く姿勢を見せることで、双方からコミュニケーションが生まれやすくなり、会話が弾むようになります。

相手の意見に共感し、自分の意見を提案するように会話すると、お互い気持ちよくコミュニケーションができるようになります。

この記事では、社内コミュニケーションにおける目標設定の大切さや手順などを具体例とともに解説しました。

社内コミュニケーションは、社員の一体感が生まれ、生産性の向上につながるなど、企業を長期的に成長させる上で重要な要素です。なんとなくコミュニケーションするのではなく、社内コミュニケーションの目標を活用して、社員同士が前向きになれる環境を実現してみてはいかがでしょうか。