【テンプレ付き】社内報を使った社内コミュニケーションの活性化方法

社内報を効果的に運用し、社内コミュニケーションの活性化につなげるためには、場当たり的な発行ではなく計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、社内報でコミュニケーションを活性化するための5つのステップについて、具体的な方法とともに詳しく解説します。

ステップ①社内報の目的とターゲットを明確にする

社内報を作り始める前に、「なぜ発行するのか」「誰に読んでほしいのか」をまずはっきりさせることから始めましょう。目的が曖昧なまま作り始めると、結果として誰にも刺さらない中途半端な内容になってしまいます。

具体的には、経営理念の浸透や従業員エンゲージメントの向上といった大きな目的に加え、新プロジェクトの進捗報告や他部署の成功事例紹介など、細かな目標設定も併せて行うことが効果的です。このように目的とターゲットが定まれば、内容やデザインの方向性も自ずと決まり、読者にとって価値ある情報発信につながります。

ステップ②従業員が読みたくなる企画ネタを計画する

社内報を「読んでみたい」と思わせるためには、通常の業務連絡とは違う企画を立てることも有効です。

たとえば、他部署の成功事例インタビューや、従業員の趣味・健康特集など、仕事以外の側面をテーマにするのは効果的です。「あの部署のエースが実践する朝の習慣」「意外な趣味を持つ先輩社員特集」といった切り口で企画すると、普段接点のない社員同士の会話のきっかけにもなり得ます。

このような企画が出せると、単なる情報発信のツールから「楽しみながら読める読み物」の社内報として会話が自然と生まれます。

ステップ③適切な発行形式と頻度を決める

自社の状況に合った社内報の形式と発行ペースを選択することも、継続的な運用において重要な判断となります。

たとえば、紙媒体は手に取りやすく、共有スペースに置けば自然と目に留まりやすいですが、一方で、印刷・配布コストや保管場所を確保する必要があります。もしデジタル社内報であれば、PCやスマートフォンからいつでも閲覧でき、即時に情報共有が可能ですし、コメント機能やリアクション機能を活用すれば、双方向にコミュニケーションができます。

また、発行頻度については、月1回の数十ページのPDFを配布するよりも、週1〜3回で短い記事を発信する方が「すぐ読め終えて後から見返せる」ため、効果的です。従業員にとって負担なく、かつ新鮮な情報が届けられる頻度と媒体を見極めるようにしましょう。

ステップ④テンプレートやツールを活用して制作する

つぎに、社内報作りの工数を削減するために、デザインテンプレートや専門ツールを活用しましょう。

例えばパワポンは、PowerPointで使える社内報テンプレートを提供するサービスで、多彩な既存テンプレートから直感的に編集することができます。また、Canvaなどのオンラインデザインツールを活用すれば、デザイン経験がない担当者でも、プロ品質のビジュアルを短時間で作成できるでしょう。

テンプレートがあれば、見やすいレイアウトを毎回一から考える必要がなくなるので、企画や取材といったコンテンツの本質的な部分に集中でき、結果として社内報の品質向上にもつながるのでお勧めです。

ステップ⑤フィードバックを収集し継続的に改善する

最後に、発行した社内報が社員にどう受け止められたか、積極的に社員からフィードバックを集めるようにしましょう。読者の反応を把握しなければ、社内コミュニケーションが活性化したか、何を改善すれば活性化につなげられるかを見定められないからです。

具体的な収集方法としては、社内SNSの「いいね」やスタンプ機能の活用、簡単な感想アンケートフォームの設置などです。例えば「今月の社内報で最も興味深かった記事はどれですか」という選択式の質問を設けるだけでも、読者の関心傾向をデータ化して得ることができます。

集まった読者の声から「どの記事が関心を持たれたか」「情報の不足や誤解はないか」を分析し、人気のあったコーナーは継続・発展させ、反応の薄かったコンテンツは見直しを検討することが重要です。

社内報を継続的に発行していく中で、多くの担当者が直面するのが「ネタ切れ」ではないでしょうか。ここでは、社内コミュニケーションを促進する社内報ネタを7つ紹介します。自社の状況に合わせてアレンジしながら、読者に喜ばれる企画づくりの参考にしてください。

ネタ①経営トップメッセージや会社最新ニュースの共有

社長メッセージや経営陣からの発信は、社内報における定番ネタです。普段、直接会話する機会が少ない経営層の考えや方針を定期的に社員へ伝えるのは、社長への理解促進において有効でしょう。

具体的には「今期の重点施策とその狙い」「中長期ビジョンに込めた想い」「社員へのメッセージ」といった内容です。トップの言葉や会社ニュースを社内報に掲載することで、全員が同じ情報を共有し、同じ方向を向くきっかけになりえます。

ネタ②従業員の自己紹介・新入社員インタビュー企画

従業員の自己紹介コーナーも、社員同士の意外な共通点を発見できる企画として有効です。人となりがわかる内容を掲載すると、普段接点のない同僚同士でも自己紹介コーナーの内容をきっかけに会話する機会が生まれます。

たとえば、趣味や特技、好きな食べ物ランキング、休日の過ごし方など、その人の個性が伝わる質問を設けると、ほかの従業員に興味をもってもらいやすくなります。特に新入社員の紹介は、フレッシュな人柄を全社に知ってもらう貴重な機会です。

ネタ③部署・チーム紹介で他部署への理解を促進

部署やチーム紹介の記事発信も、部署間の相互理解を深める意味で効果的です。

多くの企業において、部署間で社内コミュニケーションが生まれる機会は多くはないのではないでしょうか。自部署の業務には詳しくても、隣の部署が何をしているのか知らないケースは珍しくありません。

だからこそ、新設部署やプロジェクトチームの紹介、部署間交流の座談会記事、「一日密着レポート」といった記事内容だと、その部署の雰囲気を伝えるコンテンツとして機能すると考えられます。

ネタ④社内イベント・行事のレポート記事

社内イベントの報告も、社員共通の話題を提供する意味で効果があります。

たとえば、研修旅行やキックオフミーティング、全社懇親会などの社内イベントを紹介すると、「次は自分も参加したい」と思ってもらえるかもしれません。準備の裏側や主催者の想いを取り上げたコンテンツも、裏話として面白そうですね。

ネタ⑤季節ならではの特集ネタで盛り上げる

季節にまつわるトピックはベタかもしれませんが、共感しやすいテーマとして気軽に楽しめる読み物でもあります。

具体的には、春なら新生活グッズ紹介や花粉症対策、夏なら社員の夏休み計画や暑さ対策、秋にはハロウィンやスポーツの話題、冬には忘年会レポートや年末年始の過ごし方など、季節ごとに切り口があります。普段は業務関連の記事ばかりですが、こうした季節ネタがあると気分転換も期待できますし、会話のきっかけにも使えるでしょう。

ネタ⑥業界トレンド・時事ニュースを取り入れる

時事ネタや業界ニュースも、社内報の話題として効果的です。

例えば、オリンピックやワールドカップなど世間が熱中しているイベント、働き方改革やAI活用といった社会的関心事を社内報で扱うと、多くの従業員が関心をもって読んでくれる可能性が高いでしょう。特に、自社業界の最新トレンドや話題の本・映画の紹介などを盛り込めば、なお関心を持ってくれるかもしれません。

ネタ⑦クイズや雑学・趣味を取り入れる

仕事に直接関係ない息抜き企画として、クイズや雑学に関する社内報も有効です。仕事の内容ばかりでは仕事外の会話が生まれにくくなりますが、こうした遊び心のあるコンテンツもあると、会話する機会は増えるでしょう。

たとえば、読めば思わずクスッと笑える社員川柳、ユニークなアンケート結果の発表、社員おすすめのご当地グルメ紹介などですね。「今だから言える失敗談」募集企画や、「うちの部署のあるある」特集といった参加型の企画もあると、より楽しめるかもしれません。

企画ネタをご紹介しましたが、ここでは、社内報でコミュニケーション活性化に成功した企業の事例を4つ紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、参考になる要素をぜひ見つけてください。

事例①紙社内報からWeb移行で発信頻度50倍＆コスト1/10に削減

人材サービス大手でグループ社員数約6万人を抱える企業では、複数のグループ会社間でのコミュニケーション不足と一体感に課題を持っていました。

そこで同社は、グループ横断の社内報「ツナぐ」を発行する取り組みを開始。具体的には、紙媒体からWeb媒体へ移行し、各グループ会社の取り組みや社員インタビューを掲載することで、グループ間の相互理解の促進を目指すことに。

その結果、社員アンケートでは「グループへの帰属意識が高まった」との回答が増加し、グループ会社間でシナジー効果が生まれるようになりました。また、Web移行により発信頻度を50倍にも増やすことができ、制作コストも1/10削減になりました。

※出典元：パラドックス「社内報の作り方と運用Tips」

事例②月1メール配信のニュースレターで社員エンゲージメント向上

ある中堅のITサービス企業では、社内ニュースレターを月に1度発行し続ける取り組みにより、従業員エンゲージメントの向上に成功しました。ニュースレターの内容は、新プロジェクトの進捗アップデートや顕著な成果を上げた社員の表彰、全社員に知ってほしい業務課題の共有など多岐にわたります。

この企業が特に工夫した点は、社員からの投稿コーナーを設け、現場の声やアイデアを自由に寄稿してもらう仕組みを導入したことです。誰もが誌面で声を上げられる風土を作ったことで、社員の参画意識が高まり、社内報自体がコミュニケーションの場へと発展していきました。

事例③スタッフの活躍を紙面で称賛し店舗間の交流促進

従業員数約800名、全国12店舗を展開する飲食チェーンA社では、当時の業界特有の課題として、店舗ごとに閉じたコミュニケーションになりがちで、他店舗の取り組みが見えにくい課題がありました。

そこで同社は、人材定着と店舗間コミュニケーションを活性化させるため、社内報プロジェクトを開始することに。具体的には、各店舗のスタッフの頑張りや成果を積極的に紙面で紹介するというもので、さらに社長や取引先からの激励メッセージも盛り込んだところ、「社内報に載りたい」と社員のモチベーションが向上する効果が見られました。

現場で努力している人が評価され可視化されることで、従業員同士がお互いを知り、離れた店舗間でも一体感が生まれるようになったようです。

事例④従業員参加型の社内報で世代を超えた対話を実現

20名規模のとあるベンチャー企業では、社内コミュニケーション不足の課題に対し、従業員参加型のWeb社内報を立ち上げました。少人数とはいえ、年齢層や職種の異なるメンバーが在籍していたため、世代間のコミュニケーションギャップがあったようです。

この企業の取り組みがユニークな点は、毎月の社内報テーマを社員から募集し、交代で編集長を務めるスタイルを採用したことです。若手社員からベテランまで巻き込んだ運用を実施し、業務ノウハウの共有や他部署へのQ&Aコーナー、社員同士の座談会企画など多彩なコンテンツを展開してきました。

こうした双方向型の社内報運用により、普段接点が少ない世代間でもお互いの考えやアイデアを知る場が生まれ、社内の風通しが大きく改善したといいます。

最後に、ここでは、社内報を使った社内コミュニケーションに関するよくある質問に対して回答していきます。

質問①社員数20〜30名規模の小さな会社でも社内報は必要ですか？

絶対に必要とはいえませんが、規模が小さい企業でも、社内報は効果的なコミュニケーション手段です。社員数に関係なく、経営層の想いを伝えたり企画を考えることができるからです。

また、部署や役職に関係なく社内報で情報を浸透できる文化がつくれると、「聞いていなかった」「知らなかった」という認識齟齬が防げるので、情報共有不足を予防する意味でも重要でしょう。

質問②社内報はどのくらいの頻度で発行すべきでしょうか？

適切な頻度というのはありませんが、もし月1回10ページのPDFを配るのであれば、週1回程度にコンパクトな記事を小出しにして、「社内ニュース」という形で発信するといいのではないでしょうか。

頻度を上げすぎて制作が負担になっては本末転倒なので、社内報担当者が本業と両立できる範囲で、継続可能な頻度を検討することが重要です。

質問③社内報を従業員に読んでもらうためにはどうすれば良いですか？

従業員の目線に立って企画することが重要なポイントです。従業員が知りたいこと、例えば他部署の仕事の進捗、上司の考え、頑張った人の紹介などを優先するのはどうでしょうか。会社が「伝えたいこと」より、従業員が「聞きたいこと」に寄り添ったテーマ選びを考えてみましょう。

見せ方の工夫としては、タイトルにストーリー性や感情を織り交ぜて興味を引くことや、顔写真などビジュアルを効果的に使って文章だけの味気なさを避けることが有効です。

社内報は、単なる情報共有ツールではなく、社内コミュニケーションを活性化させる意味でも有効なツールです。本記事で解説した5つの作成ステップや企画ネタが、今後貴社の社内報活用の参考になればうれしいです。