なぜ社内ポータルサイトが必要？導入で変わる6つのこと

まずは社内ポータルを導入すると何が変わるのか、経営者の視点から押さえておきたい主要なポイントを5つ解説します。

①情報の一元管理で社員が「必要な情報にすぐアクセス」できる

社内ポータルを導入すると、社内の様々な情報が一箇所に集約されるため、社員が必要な情報を探し回るムダな時間が大幅に削減されます。

例えば、これまで各部署ごとにバラバラに管理されていたマニュアルや就業規則、ツールの利用手順書などをポータルにまとめてアップロードしておけば、社員は誰に聞かなくても自分で欲しいデータにアクセスすることができます。上司や他部署へ逐一問い合わせる手間が省けるため、社内全体のコミュニケーションコストが削減できます。

また、情報を一元化して常に最新の状態に更新できることで、誤った古い資料を参照してしまうミスも防げます。紙の文書を電子化して共有できるためペーパーレス化にもつながり、印刷や配布にかかるコスト削減効果も期待できるでしょう。

②言った言わないのミスコミュニケーションがなくなる

社内ポータルを導入すると、決定事項やルール、最新版資料をデータ化して保存できるため、指示や合意の内容があいまいにならず、言った言わないの認識齟齬が起きにくくなります。

例えば、口頭・LINE・メールなど複数の手段で連絡していると、「誰が」「いつ」「何を」決めたのかが残らず、トラブルが起きたときに確認に時間がかかったり、責任の所在があいまいになったりします。そこで、社内ポータルに適宜情報をアップロードして、内容を更新した履歴（更新日・更新者）が分かる状態に管理しておけば、確認のやり取りが減り、社員の余計なコミュニケーションコストも削減できます。

また、最新版の資料だけをポータル内に置き、古い版はアーカイブに整理する運用にすると、「どれが最新か分からない」といったミスも防げるので参考までに。

③経営方針・企業理念が現場の隅々まで浸透する

社内ポータルは経営層から従業員への情報伝達チャンネルとしても非常に有効です。社長メッセージや経営ビジョン、企業理念などをポータル上で発信すれば、全社員にタイムリーに共有することができます。

たとえば、社長ブログをポータル内に設けて定期的に発信すれば、社長の想いを直接社員が読むことができるため、普段聞けない社長の考えを理解してくれることも期待できます。トップダウンの業務的な情報だけでなく、社長個人の想いが社内に伝わりシェアされると、経営や社長の方針を社内へ浸透させやすくなります。

このように、社内ポータルは経営層と社員だけではなく、社員間のオープンな情報共有の場として機能します。従来は部署ごとに分断されがちだった情報も、ポータル上で公開すれば全社員が共通の情報基盤で状況を把握できるようになります。実際、コロナ禍で各拠点の出社率などをポータルに掲示し、社員が全体状況を見て各自の働き方を判断できるようにした企業もあります。このように社内の情報格差を減らし全体の認識を揃えるうえでも、社内ポータルは欠かせない存在です。

④部門の壁を越えて知識・ナレッジが共有され、横断的な発想が生まれる

社内ポータルを活用すれば、部署やチームを横断した情報共有がしやすくなります。組織内の情報がポータルに集約され誰でも参照できる状態になるため、社内のサイロ化（部署ごとの情報断絶）を防ぎ、部署間連携を促進します。

例えば、営業部門がお客様から得た要望やフィードバックをポータルに共有すれば、開発部門や企画部門も含め社内全体で情報を共有できます。これにより部署の垣根を越えて協働で顧客対応ができるようになるため、迅速に問題解決できるようになるだけではなく、新しいアイデア創出にもつながるでしょう。

実際に社内ポータル導入後、「今までは部署内に留まっていた知見が全社で共有されるようになり、顧客対応力が向上した」「部署を横断したプロジェクトが活発化した」という事例もあります。社内の知識やノウハウが蓄積・共有されやすい環境になることで、社員一人ひとりの知見が組織全体の財産となり、結果的に企業の競争力強化にも寄与します。

⑤テレワークや多様な働き方でも支障なく業務を進められる

場所や働く時間がバラバラでも、社内ポータルがあればどこからでも必要な情報にアクセスでき、オフィスにいるのと変わらない情報共有が可能です。出社組とリモート勤務組の間で情報伝達の差が生じないようにすることができます。

たとえば在宅の社員でもポータル上で最新のお知らせや掲示板の議論に目を通せるため、物理的な距離に関係なく一体感を持って業務に参加できます。また、紙の書類やハンコが必要な手続きをポータル上のワークフロー機能に置き換えれば、離れた場所からでも承認・決裁がスムーズに行えます。

このように社内ポータルは、リモートワークやハイブリッドワークの生産性も高めてくれるので、柔軟な働き方を組織として支える基盤となってくれます。

⑥社員のモチベーション向上・エンゲージメント強化につながる

社内ポータルの活用は社員エンゲージメント（仕事や会社に対する愛着心）の向上にも寄与します。情報共有が活性化し透明性が高まると、「自分も会社の動きをきちんと把握できている」「自分の意見や成果が社内に共有されている」と社員が実感できるようになります。

たとえば、ポータル上で社内報を発信して他部署の取り組みや業務における成功事例を紹介すれば、社員同士がお互いの貢献を知り刺激を受け合う機会が増えます。また、掲示板機能やコメント機能で社員の声を拾い上げたり感謝を伝え合ったりする文化を醸成すれば、承認欲求が満たされモチベーションアップにつながるでしょう。

実際に社内ポータルを導入した企業の中には、情報共有によって社員のコミュニケーションが活発化し、モチベーションが向上した企業も少なくありません。部署横断で表彰制度や感謝の意を伝えるサンクスポイント機能をポータル上に設けるケースもあり、小さな成功体験を組織全体で称賛・共有することでエンゲージメントを高めている企業もあります。このように社員をつなぎとめ組織への愛着を育む土台として、社内ポータルは優秀な人材の離職防止にも効果が期待できるでしょう。

社内ポータルの導入で変わることをご紹介しましたが、「社員が使いたくなるデザイン」にすることも重要なポイントです。どんなに便利な機能を揃えても、見にくく使いにくいデザインでは社員の利用が進まず、せっかくのポータルが宝の持ち腐れになりかねないからです。

そこで、ここでは社員が使いたくなるかっこいい社内ポータルサイトのデザイン事例を2つ紹介します。自社ポータルを構築・リニューアルする際の参考にしてください。

例①カード型UIで情報を見やすく整理

社内ポータルのトップ画面をカード型UIにすることで、様々な情報への導線を一目でわかりやすく配置できます。

例えばサイボウズGaroonの「行き先案内板」テンプレートでは、申請書類や社内規程集などへのリンクをカラフルなパネル状のカードで一覧表示しています。パネルの背景色を明るく設定することで軽快で柔らかい印象になり、社内の各種手続きページへのリンク集を視覚的に分かりやすくまとめられます。

また、カード型のレイアウトは情報が分類されて見やすいため、社内に電子申請やマニュアルが点在している場合でも、ITに不慣れな社員が直感的に目的の情報へたどり着きやすくなります。特に社内手続きやフォームが多い中小企業では、カード型UIによって「どの情報がどこにあるか」が一目瞭然になり、問い合わせ対応の負担軽減も期待できます。

例②必要最低限の機能でシンプルなUI

社内ポータルに盛り込みすぎな機能は不要で、シンプルさ重視のUIも中小企業には人気です。その代表例が「onemind（ワンマインド）」です。

onemindは組織理念の共有や社内報、マニュアル管理など必要最低限の機能に絞り込まれており、画面も極力シンプルで直感的な設計になっています。実際、onemindは専門知識がなくても直感的に操作できるUIを謳っており、誰でも日常的に運用しやすい管理画面を備えています。

IT担当者がいないような企業でも運用しやすく、また「アルバイトが多い」「拠点が多い」「社員数をこれから増やす」といった企業に特におすすめとされており、ITリテラシーの低い現場スタッフや非IT業界の中小企業でも定着しやすいシンプルさが魅力です。

「メリットは分かったけど、具体的にどうやって社内ポータルを作ればいいの？」という方のために、ここからは社内ポータル構築の手順を4つのステップに分けて解説します。ゼロから自社専用のポータルを立ち上げるのは難しそうに感じるかもしれませんが、ポイントを押さえて進めればITの専門知識がなくても対応可能です。

ステップ①目的・掲載コンテンツを明確にする

まず最初に行うべきは、「何のために社内ポータルを作るのか」の目的をはっきりさせましょう。情報共有の効率化なのか、社内コミュニケーションの活性化なのかなど、社内ポータルで解決したい課題や実現したいことを書き出し、優先順位を付けるのがおすすめです。書き出し優先順位をつけることで、ポータルに載せるべきコンテンツや必要な機能がおのずと見えてきます。

例えば、「社内の規程類を探すのに時間がかかっている」という課題があるなら社内規程集（ドキュメント共有）のコーナーを作る、「部署間の業務内容を知る機会がない」という課題なら社内報やブログの機能が必要、といった具合で考えていくといいでしょう。

実際、社内ポータル導入が失敗する原因として「目的や運用責任者が曖昧なまま進めてしまった」事例少なくありません。そうならないよう、プロジェクト開始前に経営陣や現場の声を集めてニーズを洗い出し、ポータルの役割を明確化しておきましょう。

ステップ②ツール選定・構築方法を決める

次に、どのような方法で社内ポータルを選定・構築するかを決定していきます。社内ポータルの構築方法は、大きく分けて以下3つ選択肢があります。

方法①専用ツールやサービスを利用する

1つ目は、社内ポータル向けのクラウドサービスやパッケージを導入する方法です。

例えば、SharePoint Online（Microsoft 365の一部）は手軽に社内ポータルサイトを構築できる代表的なサービスで、テンプレートを活用することでコーディング不要でおしゃれなサイトが作れます。

他にも、DocBaseのようなナレッジ共有ツールをポータル代わりに利用する手もあります。このような専用サービスを利用するメリットは、ベンダーのサポートが受けられる安心感や、最初から必要機能が揃っている手軽さです。月額費用はかかりますが、自前開発するより導入も運用も容易で、将来の機能追加もアップデートで対応できるというメリットが大きいです。

方法②汎用CMSやグループウェアを活用する

2つ目は、既存のCMS（コンテンツ管理システム）やグループウェア製品をカスタマイズして社内ポータルを作る方法です。

例えば、世界で実績のあるWordPressはプラグインで機能拡張しやすく、社内向けサイトにも柔軟に対応できます。また、サイボウズのGaroonやGoogle WorkspaceのGoogleサイトなど、すでに導入済みのグループウェアにポータル的なサイト作成機能があればそれを利用するのも良いでしょう。

汎用ツール活用の利点は、初期コストを抑えつつ、使い慣れた環境でポータルを構築できるところです。ただし後から機能追加したい場合に対応が難しいこともあるため、要件とのマッチ度を見極めてからしっかりと選びましょう。

方法③自社で独自開発する

3つ目は、自社のエンジニアや外部開発会社に依頼して、一からポータルシステムを開発する方法です。

自社の業務にぴったり合わせたシステムを作れる反面、開発コストや時間が大きくかかる点があります。大規模な企業でない限りあまり現実的な選択肢ではありませんが、要件が特殊で既存ツールではどうしても合わない場合の選択肢として検討できるかもしれません。独自開発は一度完成させてしまえば月々の利用料はかかりませんが、新たな機能追加時には、その都度開発費用が発生するのも考慮しておくといいでしょう。

以上3つの方法をご紹介しましたが、自社のITリソースや予算、求める機能に応じて最適な方法を選択しましょう。迷った場合は、まず無料で試せるツールをいくつか試用してみて、感触をつかんでから本格導入するのがおすすめです。

ステップ③サイトを構築しデザインを設定する

使用するツールやサービスを決めたら、いよいよポータルサイトの構築とデザイン設定に取りかかります。専用サービスやグループウェアを使う場合は、管理画面からサイトを作成し、必要なページやメニューを追加していく作業になります。

例えば「社内報」「マニュアル格納」「Q&A掲示板」など、ステップ①で企画したコンテンツをポータル上で反映させていきます。WordPress等のCMSを使う場合も同様に、固定ページや記事ページの機能を使って骨組みを作っていくことが可能です。

骨組みとコンテンツが決まれば、見た目のデザイン調整を進めます。各ページに社名ロゴを表示したり、社内報ページにはニュース風のレイアウトを採用するなど、コンテンツの種類に応じてレイアウトを工夫しましょう。画面のレイアウト設計では、ヘッダーやサイドバーなど領域ごとに情報の階層を整理し、社員が迷わず目的の情報に辿り着ける配置を意識します。

また、社内ポータルは社内向けとはいえ自社の「顔」となるサイトですから、企業のブランドカラーに合わせた配色にすると一体感が出るのでおすすめです。文字色と背景色のコントラストに注意し、社員全員が使いやすく読みやすいデザインにすることを心がけましょう。

ステップ④社員への周知・定着化を図る

ポータルサイトが完成したら、実際に社員に使ってもらう段階です。まずは社内への周知徹底を図りましょう。社内メールや朝礼で新ポータルの開設を案内し、アクセス方法や主な使い方を丁寧に伝えます。ITツールに不慣れな社員が多い場合は、操作マニュアルを用意したり研修の場を設けたりすると安心です。

導入直後はどうしても利用が定着しないケースもありますが、以下のポイントに注意するとスムーズに軌道に乗せられます。

ポイント①情報発信の一元化

新しいポータルを社内の情報ハブにするために、これまでメールや紙で配布していた社内報・通知類は極力ポータルに集約しましょう。社内で使うツールをポータルに統一することで、社員が「とりあえずポータルを見ればいい」と習慣化します。

ポイント②内容の最新化・充実

担当者を決めてコンテンツを定期的に更新し、新着情報が常にある状態を保ちましょう。ポータルに古い情報しか載っていないと、新しい情報をとりにいく習慣が薄れてきてしまい、使用頻度が減ってしまうかもしれません。社員から「こんな情報も載せてほしい」という声があれば積極的に取り入れ、ポータルの内容を充実させていきましょう。

ポイント③検索しやすい工夫

情報量が増えても、各々の探している情報へ簡単にアクセスできなければいけません。カテゴリ分類を最適化したり、サイト内検索機能を有効に活用して必要な情報を探しやすくする仕組みを整えましょう。

ポイント④誰でも使いやすいUI

社員から使いにくいとの声が上がった場合は、レイアウトや導線を見直しましょう。年齢層やPCスキルを問わず使えるシンプルさを追求し、「こうすればもっと使いやすい」という現場の意見にも耳を傾けて改善するといいですね。

運用開始後もアクセス解析などで利用状況をチェックしつつ、必要に応じて改善を重ねてください。「最初にポータルを作って終わり」ではなく、定期的なメンテナンスと運用体制の見直しが社内定着の鍵です。時間はかかるかもしれませんが、根気強く改善を続ければいずれ社内に情報共有の文化が根づき、ポータルへアクセスするのが当たり前になっていくでしょう。

ここまで社内ポータルの必要性から導入方法まで網羅的に見てきましたが、「結局どのサービスを使えば良いのか？」と迷われている方もいるかもしれません。特にIT専門の担当者がいない中小企業では、できるだけ手間をかけずシンプルに使える社内ポータルが理想ですよね。

たとえば、onemindは月額20,000円から始められる社内ポータルサービスで、テレワーク時代の情報共有に必要な機能をオールインワンで提供しています。最大の特長はその使いやすさで、直感的に操作できるシンプルな管理画面のおかげで専門知識がなくても日常運用が可能です。実際、「誰でも使えるUI設計で運用負担ゼロ」というコンセプトどおり、PC初心者の社員でも戸惑うことなく利用できるとの評価があります。

社内ポータル「onemind」のサービス紹介はこちら

「社内の情報共有を活性化して強い組織を作りたい」「ITが得意でなくても使えるポータルが欲しい」という方は、ぜひこの機会に社内ポータルサイトの導入を前向きに検討してみてください。本記事が少しでもみなさんのお役に立てれば嬉しいです。